文/上海旅游会展推广中心  刘璇

一、为什么要进行场地考察？

作为活动主办方或组织者，你有没有过以下类似的经历？接待外宾考察团，在社会餐厅用中餐，开始吃饭时才意识到大多数客人根本不会使用筷子，而这家中餐厅又没有足够的刀叉提供；互动环节中让在场观众利用手机投票的环节，发现场地内本来就不给力的wifi速度在大批观众接入后基本处于瘫痪状态，使互动投票无法正常进行；在空旷的展馆里举行晚宴，嘉宾在台上讲话，场馆里的回声噪音完全淹没了正常的讲话声音，除了一片嗡嗡嗡嗡，什么都听不清……相信活动组织者在工作初期多多少少都会有以上类似的经历，发生以上状况时你可能脑袋一下发懵，想着：“坏了，怎么办？当初要是多问一句就好了，当初要是多检查一下就好了”。其实，以上状况的发生大多可以归结为场地考察没有做到位，致使活动没有准备到位，或者说，活动根本就选错了地方。

看似很常规很轻松的一件事，如果疏忽了某些细节，很可能给日后的活动留下种种隐患，给自己带来不必要的麻烦和损失。这就是为什么今天我们有必要说说场地考察这件事。

二、不同类型的场地应该关注些什么？

1、大型会展中心

【平面图】到达一个大型场馆之后，在和场馆接待方相互介绍交换名片之后，先别急着迈开脚步，在考察之前，你最好手上有一份这个场馆的平面图。这一点对考察不熟悉的场馆特别是大型场馆尤为重要。首先你要了解这个场馆的基本构造，其次，因为你的活动将会利用到这个场馆的方方面面，而不只是其中的一个功能厅，你必须了解每个功能区域的相对位置，边看边思考如何利用和规划。在一些特大型展馆里面，如果没有平面图，你很可能在里面走着走着就分不清方向了。

【基础数据】考察场馆我们最需要了解，也是最基本的，当然是场馆内每个功能区域的基础数据，例如展厅的面积、层高，有柱无柱等信息。需要注意的是，如果你的活动会用到该场馆内的多个展厅，你一定每一个都要亲自看一下了解一下，因为哪怕在平面图上看起来面积一样，但不同的楼层不同的区域，很可能内部构造有很大差别。有一些新建和扩建的夹层、展厅和旧的展厅构造也很可能不一样。例如，有的展厅顶部不能悬挂重物，有的上层无柱但下层有柱。这些细节现在听起来好像没什么感觉，但是当你设身处地想象你的活动在该场馆举办的时候，就会发现这些细微的差别很可能会成为活动场地规划上的大难题。

【展厅间的连接互动性】由于大型会展中心构造各不相同，在规划展厅利用的时候要充分考虑展厅的互动性是否良好。举例来讲，同样是3万平米的展览面积需求，有些活动主办方会认为3万平米的单体展厅会比3个连在一起每个一万平米的展厅互动性好，这样参展商也不会抱怨自己的所在的展厅距离入口最远，位置不好之类的问题。如果必须选用多个展厅才能满足展览面积的需求，则要考虑展厅与展厅间的连通与互动是否方便？如果通道在户外，要注意通道是否有顶棚，以防雨雪天。

【电梯和洗手间】如果你将举办的是大规模的活动，电梯和洗手间的数量绝对是你要考察的细节之一。理论上讲，场馆建设规划时这些配套设施已经是按照场馆规模来设计建造的了，一般不会成为问题。但如果考虑到出席活动人员的舒适度，特别是在准备高规格的活动时，这些地方你最好都去看一眼。需要关注的是，一共有几部电梯可以到达展厅，电梯容量大小，楼层指示是否清晰，洗手间内的清洁程度，配备的是西式的坐式马桶还是中式的蹲式马桶。

【消防和应急措施】消防和应急疏散其实是每个自然人在出入各类场地时都应留心关注的地方，当你是活动主办方，尤其是举办千人或万人级别的活动时，场馆内的消防设施，有无应急疏散警报和疏散措施是要特别向场地方确认的事情。一般场地方对活动主办方也会有所要求，例如，展馆布置完毕应在显眼的地方黏贴或悬挂疏散通道的指示标志，展台搭建要与应急通道保持特定的距离等等。有些国外的协会在举办活动之前，会要求场地方提供清晰的成体系的应急疏散方案。

【室外场地、交通与路径】举办大规模活动必要考量场馆周围的交通情况是否便利，例如最近的地铁站距离多远，场馆停车位数量是否足够，如果安排大巴运送人员，场馆室外是否有足够的停车空间，以及通过以上各种方式到达展馆人的路径和入口应如何规划。包括卸货的卡车是否有足够的卸货空间和等待空间都应作了解。一个展览的举办让方圆几公里内的交通瘫痪，除了归罪于场馆在建设时没有做好规划，展览主办方显然也是对展览的预期和计划做得不够。

【WiFi】现代人越来越离不开网络，每个人携带两三个需要联网的电子设备出门已经是家常便饭，同样前来参与活动的人员尤其是商务人士尤其对网络有迫切的需求，因为在此地参展、开会的同时，还要处理办公室中部分事务，需要网络来随时收取和发送邮件。若是活动现场有需要使用到WiFi的互动活动，那么网络带宽和速度就显得尤为重要。在考察场地时要确认场馆里是否可以提供免费WiFi，如果不能满足需求，可与提供WiFi服务的机构合作，为活动提供临时WiFi。

【功能区域】除了主要的几个展厅，大型会议和展览活动召开时还会用到场馆内的其他功能区域，作为会议室、办公室和媒体室等。考察时应统计场馆内是否有足够数量的空间来实现以上功能，并观察这些区域内的设施，思考如何来规划布局才最合理有效。

【餐饮】了解场馆所有餐饮相关的设施，是否配备厨房，场馆内有几家外包餐厅、咖啡吧，以及这些餐饮场所的容量和质量是否可以满足你活动的需求。了解场馆是否有长期合作的餐饮外送服务供应商，以及场馆对他们的评价。

【VIP相关设施】需要考察场馆内是否有足够的贵宾会见和休息室，是否有独立的VIP停车场，VIP通道等。当有特别重要的贵宾出席时，还应考虑以上设施的隐蔽性，并审视整个场地的安保环境。当场馆内的VIP休息室环境或装饰不理想时，在预算充足的前提下可以考虑重新布置。

【入口与安检】大型场馆一般有多个出入口，考察场地时应考虑活动开始时哪些需要开放，哪些需要关闭。根据活动规模大小，确定安检设施的数量，并应充分考虑来宾的体验和舒适度，考察场馆入口处是否有足够的空间放置机器且让来宾有足够的空间排队和等候。

【可供利用的资源】考察大型场馆时除了展厅和功能区域，还应了解场馆其他可利用的资源，如场馆外立面是否可以悬挂或装饰活动logo，场馆内外液晶屏是否可无偿供活动利用，液晶屏是彩色还是单色，以及场馆内是否有现成的房间可作为主办方办公室等等。

【场馆的形象气质】有些时候选场馆看场馆也必须考量场馆的“形象和气质”是否与自己的活动相符，在考察场地的同时，可以与场地方聊聊他们以前办过哪些活动。举个“栗子”，在常年举办农产品展销会的场馆举办国际金融峰会或奢侈品发布会肯定是不合时宜的。虽然有点夸张，但想象一下，假设你需要在一个陌生的城市一个从未去过的国家举办活动的话，这些最基础的信息还是很有必要去了解的，至少在你给客户或者上级的场地选用方案中，关于场馆的背景介绍需要加上这几笔。

【指定供应商】在考察场馆时，还应向场馆确认其在哪几方面有指定供应商，除了常规的水电、保洁之外，有哪些是必须由场馆指定供应商来完成的？如卸货、搬运、安保、餐饮外送服务供应商等。同时可以征询场馆的建议，有些环节选用场馆指定的供应商可以免费提供服务，并且由于指定供应商熟悉场馆，操作起来也更加安全。了解清楚后，可以计划一下如何安排自己的供应商与场馆供应商协作共同完成相关工作。

【隐形成本】对于大型或高规格的活动，经常会出现要征用整个场馆的需求，甚至要求场馆严格对外封闭，包括一些对外营业的功能区域。首先要在场地考察时与场馆确认是否可以对场馆进行一段时间的封闭。若是可以，则要考虑到可能涉及的隐形费用，问清楚有哪些区域可能受影响？如场馆停车场和餐厅，在场馆封闭期间的经济损失如何来计算，这些需要提前了解清楚以便纳入场馆选择的考量因素，并提前为活动做好相应预算。