关于场地考察，上一篇总结了考察大型场馆的注意事项，下篇我们来说说酒店以及特色场地。与大型场馆不同，酒店和特色场地的适用活动类型更广，可总结探讨的角度和细节也更多，本文仅从会议展览活动的角度出发，总结一二，抛砖引玉。

现在的会议展览，除了要达到核心的集会和展出的目的之外，同时也是业内交流和社交的平台，大多会包含一系列丰富的活动。会中带展，展中带会，既有颁奖、欢迎晚宴、趣味比赛、慈善募捐等所有代表均可参与的活动，也有按代表类型组织的不同类别的活动，如CEO晚宴、展商代表午宴、员工party等。这些活动既丰富了展会的内容，为参与者提供了多种社交机会，同时也有助于提高该活动的影响力和社会声誉。而举办这些活动的场地本身也是活动成功与否的关键要素。

2、酒店

【地理位置及交通】酒店如果作为展会期间教育交流活动的举办地，且则一定要选在展馆旁边，最好选择直接与展馆连通的酒店。一是方便观众在展馆和酒店之间穿梭，同时也有助于始终将观众聚集在展会上。若酒店仅为展会提供住宿，则要考虑从酒店到达展馆的距离。酒店周边的交通状况也是考量因素。若需要选择多家酒店为展会提供住宿，还需综合考虑班车线路规划问题。

【会议室】会议室的考察首先要注意第一印象，即会议室的装饰、色调及照明是否与活动的性质和内容相契合；接下来向酒店工作人员了解会议室的基础信息，如尺寸、面积、层高以及如何分割与合并等等，需要注意的是层高的数据是否已经包含吊顶灯的高度，会议室序厅与会议室内部的高度是否一致。此外，要考虑舞台搭建的面积大小，以计算会议室的实际容量。若会议室不是规整的长方形或正方形的形状，在考察场地时最好带上舞台搭建的供应商，以便他们现场测量场地数据，更好地设计和规划舞台的位置和尺寸。

【会议室序厅与大堂】会议室序厅和酒店大堂一般用于会议签到台的摆放。会议室序厅也可用作小型展览、茶歇和鸡尾酒会。考察时可关注序厅和大堂的面积，考虑如何加以利用。有些酒店大堂对签到台的位置有严格的限制，需提前与酒店沟通已做规划。此外，还要考虑签到处是否有电源接口等可能用到的设施。

【液晶屏与投影和幕布】大多数酒店的会议室都配有液晶屏或者幕布，考察时需观察屏幕的位置和尺寸，有条件的话，最好能看一下液晶屏的效果，有些酒店的液晶屏已出现老化现象，容易出现画面不稳定，屏幕色彩失真等现象。此外，由于酒店的液晶屏尺寸并无标准，在考察时一定要问清屏幕尺寸是几乘几，如果活动主形象需要投在液晶屏上，则主形象画面制作时应按液晶屏尺寸等比制作，以免出现画面不能填满屏幕或者画面变形的情况。最后，要问清楚会议室的报价是否已经包含液晶屏的使用。

【客房类型】对于客房，一般要了解每家酒店的客房总数和标间数量。对于高规格的活动，需要了解酒店客房分为几个等级，如豪华房、景观房、套房等等，以便安排不同级别的活动参会代表入住不同等级的房间。若是允许代表携家人一同参与的活动，在选择酒店时还要考虑连通房、家庭房的数量。对于VIP较多的活动，需要了解套房的数量，考察套房的面积和设施，而且还要考虑保镖房的位置和安排。

【客房设施】同等级别的酒店，客房设施基本大同小异，但新建酒店的设施会比老酒店的设施更加先进和完善。如果是为重要的代表选择住宿酒店，房间设施的考察也不容马虎，电视机的尺寸、枕芯的选择、迷你吧以及保险箱都必不可少。酒店洗漱用品是酒店自有品牌还是一般性的品牌也是考察细节之一。当然网络也是必然会用到的设施，有线无线网络是否免费，以及收费标准也是选用酒店的考量因素。

【餐厅】了解酒店内部有几家餐厅，尤其要了解提供早餐的餐厅的基本情况。如果会议团大批代表入住同一家酒店，由于会议日程相同，大家起床用早餐的时间也差不多，因此餐厅能否同时容纳全部参会代表用餐也是要考虑的问题。对于四五星酒店一般不会有此类问题的困扰，但是如果活动中用到经济型酒店，参会代表的早餐问题很可能需要主办方自行安排解决。有一些经济型酒店不提供早餐，有一些没有足够的座位，还有的早餐开始时间较晚，对于议程普遍开始较早的医学会议，参会代表等不及在酒店用早餐。这些时候主办方需要考虑是否要预定早餐餐盒，或在会场提供早餐。

【VIP设施】除了高等级的客房之外，四五星级酒店一般还配备有其他一些相对比较私密的设施适合VIP使用，例如可利用行政酒廊的服务中心办理入住和退房手续；餐厅提供私密包房，甚至还配有专属的传菜间；有些酒店提供配有VIP通道的会议及宴会厅，一边是设备先进的董事会议桌及会客厅，另一边是可供晚宴使用的圆桌，并有专门为此间会议室提供服务的工作人员。若是高规格的活动，则需关注酒店中这些设施的利用。

【健身中心】健身房、游泳池及SPA也可酌情进行考察，大多数外宾都有健身习惯，这些设施对他们来说必不可少。

【停车库、电梯及路径】需要确定酒店有多少地下和地面停车位。一般情况下，地下停车库车位较多，可供普通代表使用，地面停车位较少，可提前与酒店沟通，为VIP预留少量车位。分别考察从地下停车库和从大堂进入会场的电梯和路径，在必要的地方设置指示标志。

3、特色场地

特色场地多种多样，它可能是个美术馆、一家餐厅、一个酒吧、一座上个世纪的工厂、博物馆、音乐厅、别墅洋房……特色场地没有统一的标准定式，同样，场地考察也应针对其特点有的放矢。有一些考察中的关注点，上文当中已经提及，且各种类型场地皆可通用，下面就不再赘述。

【文化背景】考量特色场地最终要的因素之一，是它的文化背景，也就是不同于一般会展场馆和酒店的，所谓的特色。它可能很华丽，可能很另类、很酷，可能很有历史，有故事，考察时就是要发现这些特色，并结合活动参与者的特征与喜好，让场地特色与活动主题相辅相成。例如，一家拥有雪茄吧和酒窖，带有管家式服务的小型俱乐部，可以作为CEO晚宴及社交活动的场地，而一幢建筑特色迥异的美术馆则可以用作员工party场地。

【地理位置和交通】在会议展览活动中，特色场地一般被用作晚宴或聚会等社交活动的场所，在一天的会议或展览议程结束后，由统一的大巴运送参会代表到达该场地。为保证参与者能按时到达，场地的位置和周边的交通状况是要考察和考量的重要因素之一。同样，考察时也要注意场地室外是否有足够的空间用于大巴交替停放。

【AV设施】由于特色场地一般不是以租赁场地为主要经营目的，因此在活动配套的设施和服务方面比起酒店和场馆就要欠缺许多。AV设备一般都需要主办方自行准备。考察时可以咨询场地方有关场地搭建和AV设备方面是否有指定供应商，及以往活动的案例和经验。而且，由于这些场地不是为了举办活动而建造，其建筑内部结构大多没有声学因素方面的考量，若是场地比较空旷又计划使用扩音器等设备，应向场地方了解场地情况，避免出现糟糕的音效而影响活动效果。

【餐饮】了解场地内是否有自己的餐饮团队，考虑是否安排餐饮外送服务。若场地本身是社会餐厅，则应根据活动参与者的属性和特征，考察场地是否有能力提供符合标准的餐食和服务。例如，中餐厅是否能提供刀叉，是否能严格根据客人宗教习俗的不同，准备专属的餐食。

三、如何进行有效的考察？

锁定目标

根据活动的规模和性质，选定资质匹配的目的地城市和场馆，避免选择太新的场馆，太新意味着场馆周边配套设施可能跟不上，场馆经验积累不够，各方面服务不到位。可以在活动计划初期，先与当地旅游局或CVB取得联系，请他们推荐一些适合的场馆，并在网上做研究，逐步缩小目标范围。考察活动也可以请旅游局或CVB适当参与，向他们咨询当地的政策以及在当地举办活动需要注意的地方和难点，请他们帮忙引荐，牵线搭桥。在选择目的地城市的时候，也应将其所在国家的政治、宗教等客观因素考虑在内，以免在相关问题上处理不当，影响活动正常开展。

有备而来

任何一次有目的的场地考察都应建立在有备而来的基础上，事先联系好需要考察的场地，合理安排时间、制定考察计划。在到达场地之前应该清楚自己的活动性质、规模和特点，这样才能有针对性地来观察和提问。

情景模拟

在考察场地时，边看场地边思考假如活动放在这里举办，将是怎样的情景？例如，如何利用每一块功能区域？场馆的条件是否和目标有所差距，如果一定要选择该场馆，应如何填补差距？又例如，场馆外面的停车位到底在什么位置，从停车点下车之后如何进入场馆，到达所在展厅？自己最好能亲自走一遍，才会清楚地知道路径是否合理，以及存在哪些风险和漏洞等等。

及时记录

在为大型活动做场地考察时，有时需要将近一周的考察时间，每天至少有4-5个考察点，一周下来接收了大量的新鲜信息需要处理。在考察时发现的要点和日后活动规划中可能遇到的难点需要及时记录，以便区分各个场地不同的特征，对重点难点有针对性的去计划和考虑。如果是在一个陌生的城市做考察，除了各个场地的特征要记录之外，还要了解整个城市的区域分布以及每个场馆间的相对位置，知晓各场地间的交通方式，以及该城市重要地标的位置。与其考察过后回到办公室努力回忆，不如随时记录，及时总结。

Tips: 场地考察也是对考察者体力和脚力的考验，一双舒服又得体的鞋子也是必不可少的。

后记

场地考察这件事如果要深挖细查，其实包括许多种类型，从活动参与的不同角色来看这件事情关注点也会有所差别。笔者本人从业多年，但始终处于整个行业链的某个固定环节，对于场地考察处于第三者的旁观角度，看问题未必全面，也没想过要写成有理有据的教科书形式，只是想把自己平时的工作中发现的问题总结一下，一是帮自己理顺思路，二是借此话题与同行们交流探讨，如果你意外的发现此文可能对你日后场地考察活动有些许帮助，那请看完顺手点个赞，以作为对笔者的鼓励。